So gelingt Kommunikation im Remote-Unternehmen

Fragst du dich, wie man in einem Remote-Unternehmen überhaupt noch soziale Kontakte pflegen kann, wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht? Wie da ein Team-Gefühl entstehen soll, ist dir nicht so ganz klar? Wie löst man Konflikte? Und wie vermeidet man Missverständnisse?
Wir geben euch einen Einblick hinter die Kulissen und zeigen euch, dass die Kommunikation in einer Remote-Firma mit ganz einfachen Tricks sogar noch besser klappen kann als im Büro.

Vielleicht sieht dein Alltag so aus, dass du morgens zu einer festen Zeit ins Büro kommst, erst einmal gemütlich deinen Computer anschaltest und dir einen Kaffee holst. Dort triffst du ein paar deiner Kollegen und man quatscht über den gestrigen Feierabend, das Wochenende oder das Meeting, das heute ansteht. Kurz darauf findest du dich an deinem Arbeitsplatz ein, und während du deine E-Mails und den Kalender checkst, fährt dein Hirn langsam hoch – los geht’s! 

1.) Informationsaustausch
Wenn mein Arbeitsalltag nun so beginnt, dass ich Zuhause (sei dies nun ein langfristiger Ort oder nur temporär) bleibe und den Laptop aufklappe, wie komme ich denn dann an alle Informationen?

Wer ein Remote-Unternehmen nachhaltig(!) aufbauen will, wird zunächst einmal eine Struktur brauchen, die eine reibungslose Kommunikation auch ermöglicht. Idealerweise wird der Austausch nicht nur ermöglicht, sondern auch gezielt gefördert. Man muss ein wenig Umdenken, aber es ist definitiv kein Hexenwerk. 

Diese Dinge sollte es geben: 
– eine Chat-Plattform, die auch zu den jeweiligen Unternehmens-Bedürfnissen passt und die auch gerne genutzt wird (verfehlt ja sonst den Sinn). Wie zahlreiche Remote-Teams sind wir begeisterte Slack-Nutzer, aber ich habe auch schon von Unternehmen gehört, die Skype for Business wegen seiner E-Mail-Integration nutzen. Warum auch nicht?

– Darüber hinaus braucht es definitiv eine Lösung für Video-Calls:
Wenn man nie die Gesichter seiner Kollegen sieht, wird es schon ziemlich isoliert. Ungeachtet der individuellen Ausprägung sind wir Menschen eben soziale Wesen. Das Gegenüber zu sehen und mit ihm direkt verbal und visuell interagieren zu können, ist nicht nur kollegialer und einfacher zu deuten, da man zum Teil auch die nonverbalen Signale mitbekommt. Insbesondere bei komplexeren Sachverhalten ist ein kurzer Videocall via beispielsweise Zoom, Slack, Skype, Facetime, etc. die effizienteste Wahl. Oft sind mehrere Tools im Einsatz, wir nutzen sogar alle vier der oben genannten. Je nachdem, mit wem man gerade redet, wie schnell es gehen muss, oder wie stabil die Internetverbindung ist. 
Wir teilen beispielsweise regelmäßig die Bildschirme unserer Laptops, iPads und manchmal auch iPhones, um gemeinsam über einen Sachverhalt reden zu können (dann sehen alle dasselbe, auch wenn man scrollt, usw.). Je nachdem kann man sogar im geteilten Bildschirm Marker setzen oder irgendetwas einkreisen oder unterstreichen. Ziemlich praktisch!

Wenn das Kommunikationsgerüst gegeben ist, funktioniert der Informationsaustausch sogar sehr viel schneller und umfassender als im Büro. Mit der Zeit macht man mehrere Dinge gleichzeitig. Mit dem iPad in Zoom, während man auf dem Laptop nebenher im Skype die Präsentation eines Kollegen beobachtet und eine Slack-Nachricht beantwortet. Klingt vielleicht komisch, ist aber bei uns regelmäßig so. Am quantitativen Informationsaustausch scheitert es nicht. 

Vielschichtiger wird es beim nächsten Punkt:

2.) Teamgefühl / Der soziale Aspekt
Arbeitest du bei einer Berliner Agentur, wohnen deine Kollegen vermutlich größtenteils ebenfalls irgendwo in Berlin. Vielleicht gibt es die ein oder andere Person, die sich mehr Fahrzeit zumutet und ein Stück außerhalb lebt, wo es beschaulicher zugeht. Diese Person wird beim spontanen Feierabend-Bierchen in der Kneipe nebenan wohl nicht regelmäßig dabei sein. Das gilt allerdings genauso für die langjährige Kollegin, die gerade aus dem Mutterschutz zurückgekommen ist und nach Feierabend schnell wieder zu ihren Kids will. Aber macht ja nix, denn ihr arbeitet zusammen und kommt gut miteinander klar. Selbst wenn man sich nur mal eben im Flur trifft, ist das ziemlich cool, man tauscht sich aus und geht wieder ans Werk. 

Stell dir das bei einer Remotefirma eher so vor:
Dein Chef lebt momentan sowieso auf der anderen Hemisphäre. Wenn du dich mit deinen Kollegen treffen möchtest, kann der ein oder andere vielleicht mit dem Auto kommen, einige müssen aber erstens fliegen und sind zweitens planmäßig erst wieder im August in Europa. Sie brechen ihren Lateinamerika- oder Asientrip mit Sicherheit nicht eben mal ab. Sie werden dir aber vielleicht anbieten, sie irgendwo auf dem Globus besuchen zu kommen. Hast du Lust auf zwei Wochen Guatemala? Vielleicht wollten einige deiner Kollegen auch schon immer mal auf die Faröer Inseln, also warum nicht gemeinsam eine Wohnung organisieren und von dort arbeiten und die Insel erkunden?

Auch ansonsten geht es bei uns jenseits der Arbeit sehr gesellig zu; es werden Workout-Videos auf Instagram geteilt, Spotify-Playlisten, TedTalks und sonstiger Content auf Slack. Jeden Tag um 14:30 Uhr (GMT +1) haben wir gemeinsam „Kaffeepause“, da trifft man sich bei freiem Kalender im Zoom-Channel und quatscht (im Idealfall) nicht über Arbeit, sondern tauscht sich über irgendwas anders aus. Das ist immer wieder spannend und witzig! In letzter Zeit macht sich ein neues Phänomen bei uns breit, das wir liebevoll als Zoom-Camping bezeichnen. Zoom läuft, während alle vor sich hinarbeiten und sich stumm schalten und ihr Ding machen. Teilnehmen darf man jederzeit, muss aber nicht. Wir interagieren in der Regel täglich mehrmals mit jedem Teammitglied.

Tipp von uns: trefft euch immer mal wieder persönlich – als gesamtes Team. Wir sehen uns mindestens einmal im Jahr „live“. Jemandem direkt in die Augen sehen zu können, ist immer mal wieder eine schöne Abwechslung. Die Gruppendynamik „hautnah“ erleben zu können gibt dem ganzen  eine zusätzliche Dimension. Es hilft, langfristig Missverständnissen vorzubeugen, denn der bedeutsame Subtext geht eher verloren, wenn man seine Arbeitskontakte nur via Internet pflegt. Habe ich schon von Angesicht zu Angesicht mit meinen Kollegen gesprochen, lerne ich automatisch etwas darüber, wie diese Personen sprechen, wann sie etwas ironisch oder sarkastisch, oder eben ernst meinen. Eine präventive Maßnahme, wenn man so möchte.
Doch selbst wenn man all dies beachtet, kann es zu Missverständnissen kommen, man kann aus irgendwelchen Gründen aneinander geraten. In solchen Fällen ist ein funktionierendes

 3.) Konfliktmanagement 
gefragt. Konflikte nur als Gefahr zu begreifen wäre dabei schade. In jedem Konflikt liegt immer eine Chance. Arbeitet man Remote, ist es im Miteinander jedoch wichtig, ein Quäntchen Empathie und eine große Portion Reflexionsvermögen mitzubringen, um die Distanz den etwas abstrahierten Kontakt konstruktiv zu halten. Die Augen zu verdrehen und den Laptop zuklappen löst nichts, sondern schafft Barrieren und verhärtete Fronten. Auf so einer Grundlage kann die Vertrauensbasis und die gemeinsame Arbeitsgrundlage leiden und irreparabel beschädigt werden. 


Diese Überlegungen möchten wir euch aus eigener Erfahrung ans Herz legen:

a) mach dir im Zweifelsfall auch bewusst, was der Arbeitsauftrag des entsprechenden Konfliktpartners ist. Vielleicht habt ihr einfach gegensätzliche Aufgaben.

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  Ein Beispiel: In der Kundenbetreuung kann man verständlicherweise von einer vielversprechenden Vertriebsaktion Bauchschmerzen kriegen, da man den Supportaufwand sieht, den eine Horde Neukunden verursachen kann. Die Zielgruppe soll erweitert werden? Ohje, schließlich kriegt man dann den Unmut all jener Neukunden ab, die vielleicht doch nicht glücklich mit ihrer Entscheidung sind. Im Vertrieb verdreht man darüber möglicherweise die Augen, schließlich ist die Neukundengewinnung ein zentraler Punkt. 
  Das ist ein fachlicher Interessenskonflikt, der vorprogrammiert ist. Ist das persönlich? Absolut nicht.  

b) Identifiziere dich nicht zu sehr mit deinen Ideen und Lösungsvorschlägen. Das führt nämlich einerseits schnell dazu, dass man (ggf. ganz berechtigte) Einwände persönlicher nimmt als man sollte. Andererseits wird es viel schwieriger, aus den eigenen Fehlern zu lernen.
Ihr müsst an einem Strang ziehen, sonst geht es nicht vorwärts. Eine Lösung muss passen, und zwar nicht nur für eine Person, sondern für alle. 
Eine Remote-Firma ist eine ziemlich demokratische Angelegenheit, da jeder viel überdurchschnittlich viel Eigenverantwortung hat und sich selbstständig strukturiert. Prozesse kann man nicht willkürlich anpassen. Bedenke auch immer den Workload deiner Kollegen und ihre Abläufe. Ihr habt viel Freiheit und die Verantwortung dafür, dass das so bleibt. Das muss man gemeinsam stemmen. 

– Das Herzstück der Sache; die Verantwortung. Auch wenn es im ersten Moment vielleicht paradox klingen mag; in einem Remote-Unternehmen sind nicht Freiheit und Ortsunabhängigkeit eure gemeinsame Basis, sondern Verantwortung dafür, dass euer Traum erhalten bleibt. Ihr kombiniert die Sicherheit einer Festanstellung mit der Freiheit der Selbstständigkeit. Das ist irgendwie doch der Sechser im Lotto, oder? Das soll so bleiben, dauerhaft. 
Definiert am Besten klipp und klar, was „Verantwortung“ in eurem Unternehmen genau bedeutet. Wenn jeder eigenständig arbeitet und alle ein unterschiedliches Verständnis von diesem Begriff haben, geht viel Synergie verloren. Das ist schade und frustrierend, denn mit gebündelter Kraft erreicht man viel mehr und arbeitet miteinander anstatt gegeneinander. Freiheit und Ortsunabhängigkeit sind schließlich die Resultate dieser Verantwortung.

Bleibt am Ball, euer Miteinander und eure Kommunikation konstant zu verbessern. Wie gut ihr miteinander kommuniziert hat eine direkte Auswirkung darauf, wie erfolgreich ihr als Remote-Team werden könnt. Es gibt natürlich ein paar Hürden zu überwinden, aber wenn es mal läuft, kann euch so schnell keiner das Wasser reichen. Der Austausch untereinander wird unfassbar schnell und lösungsorientiert. Mit dem richtigen Teamspirit kann euch außerdem nichts so schnell erschüttern, denn ihr könnt euch auch über tausende Kilometer Entfernung Rückendeckung geben. Das können nicht viele Teams von sich behaupten …