Entscheidet man sich als Arbeitgeber, den Mitarbeitern und natürlich auch sich selbst die Option auf Home Office zu geben, eröffnet sich schnell ein weites Feld an Fragen. Im Grunde geht es darum, den bisher stationären Büro-Arbeitsplatz auch an einem zweiten Ort aufschlagen zu können, nämlich dem heimischen Schreibtisch. Wurden die Mitarbeiter mit Laptops ausgestattet, entfällt zum Beispiel die etwaige Investition in einen zweiten PC – aber je nachdem kann auch das eine Option sein.
Über die Vor – und Nachteile von Home Office haben wir euch bereits berichtet. Nehmen wir uns also die Frage vor, was man anfänglich bei der technischen Ausstattung beachten sollte.
Wie geht man am Besten an die Sache ran?
Die gute Nachricht ist, dass es lange nicht so kompliziert ist, wie man anfangs vielleicht befürchtet. Es ist allerdings auch nicht damit getan, dass man gelegentlich eben Zuhause bleibt und auf das Beste hofft. Wie so oft im Leben profitiert man auch bei diesem Thema davon, sich zuerst einmal einen Überblick zu verschaffen – welche Arbeitsmittel werden tagtäglich benötigt, um alle Aufgaben erledigen zu können? Es ist gar nicht notwendig, bereits von Anfang an alles bis ins letzte Detail zu planen – und das funktioniert auch nicht, denn wie es so schön heißt: „Irgendwas ist immer.“ und an den Details wird man sowieso immer wieder feilen.
Arbeitsmittel, die man nur gelegentlich benötigt (beispielsweise Geräte wie Scanner und Drucker) kann man vorerst im Büro lassen, solange es nicht um dauerhaftes Home Office geht.
Klären muss man auf jeden Fall, wie (mit welchen Arbeitsmitteln) die Mitarbeiter von Zuhause arbeiten und auf welchen Kanälen sie zu welcher Uhrzeit erreichbar sein sollen – dazu gehört selbstverständlich auch, dass der Zugriff auf die jeweiligen Daten und die Software reibungslos funktioniert. Der Umstieg von Büro auf Home Office ist eher ein Prozess, der Zeit und Erfahrung braucht als Projekt, das man zu einer festen Deadline einfach abhaken kann.
Mut zur Lücke und Umdenken
Natürlich ist der erste Instinkt oft, dass alles von Anfang an perfekt funktionieren muss. Erfahrungsgemäß steckt der Teufel jedoch oft in den Details und so mancher Bedarf fällt erst auf, während man bereits mitten in der Umsetzung steckt. So sinnvoll es ist, das technische Grundgerüst und die Kommunikations-Infrastruktur bereits vorab zu durchdenken und auf offensichtliche Lücken zu prüfen – sowohl Home Office, als auch die volle Ortsunabhängigkeit leben zu einem großen Teil davon, dass Mitarbeiter lernen, ihre vorhandenen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Beispielsweise kann man heutzutage einfach über den Handy-Hotspot ins Internet, wenn der Hamster das Routerkabel durchgenagt hat. In Zeiten von LTE und langlebigen Akkus muss niemand mehr einen Projekttermin oder auch nur ein einziges Meeting verpassen, nur weil es im ganzen Stadtteil gerade kein Internet gibt. Und wessen Datenvolumen zuneige geht, schaltet sich in die Besprechung eben nur per Audio und nicht per Video zu. Diese Ausreden zählen nicht mehr. Auch wenn man nicht jedes Problem sofort lösen kann, gibt es für jedes Problem nicht nur einen, sondern mehrere Lösungsansätze. Je besser man sich derer bewusst ist, desto entspannter wird es mit der Zeit, denn wie überall sonst im Leben bildet man Routinen immer dann, wenn man etwas wieder und wieder macht.
Mitarbeiter einbinden
Es ergeben sich natürlich aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen (insb. Arbeitsstättenverordnung und Arbeitsschutz) bestimmte Pflichten für den Arbeitgeber – beispielsweise darüber, dass die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes Zuhause auf Kosten des Arbeitgebers zu gehen hat. Dennoch können wir nur empfehlen, die Mitarbeiter bei möglichst vielen Entscheidungen einzubinden. Dem Mitarbeiter einfach nur irgend einen Sperrmüll-Schreibtisch vor die Nase zu stellen, damit man der Pflicht genüge getan hat, ist sicherlich keine besonders sinnvolle oder langlebige Entscheidung.
Natürlich hat jedes Arbeitgeber-Budget seine Grenzen und der liebevoll restaurierte Massivholz-Schreibtisch muss es für “einmal Home Office pro Woche” auch nicht sein, aber möchte ein Mitarbeiter aus Geschmacksgründen, oder vielleicht auch einfach nur aufgrund von eingeschränktem Platz auf etwas bestimmtes zurückgreifen, so spricht wahrscheinlich nichts gegen eine private Übernahme derjenigen Kosten, die das angedachte Budget übersteigen.
Selbiges gilt genauso für die Arbeitsgeräte – fraglos ist es natürlich nicht notwendig, einem technisch unversierten Menschen, eine High End-Maschine mit dem Maximum an Kernen vor die Nase zu setzen. Andererseits sollten die Mitarbeiter sich aber auch wohl mit ihren Geräten fühlen, denn was man nicht mag, benutzt man nicht. Das gilt übrigens nicht nur für die Hardware, sondern auch für Software. Geld ist immer ein limitierender Faktor, aber das Thema Usability sollte man nicht unterschätzen. Arbeitsmittel, die keiner nutzt, sind ihr Geld nämlich nicht wert.
Es gilt einfach die Schnittmenge zwischen den rechtlichen Gegebenheiten und den Bedingungen zu finden, die für den Mitarbeiter und seine Arbeitsleistung ideal sind. Es ist wichtig zu verstehen, dass es bezüglich der technischen Ausstattung keine binäre Unterteilung in „richtig“ oder „falsch“ gibt, sondern dass die Entscheidung ganz einfach gut durchdacht sein muss und auf die Situation passen sollte.
Tipps:
- Wer gut vorbereitet sein möchte, kann beispielsweise einfach ein paar Wochen eine altmodische Strichliste darüber führen, wie oft die verschiedenen Arbeitsmittel im Büro tatsächlich benutzt werden. Es reicht vollkommen aus, wenn man sich anfangs auf diejenigen Dinge beschränkt, die man regelmäßig in der Arbeit benötigt.
- Je früher man den Faktor „Flexibilität“ einplant, desto einfacher gestaltet sich der (optionale) Umstieg auf Home Office. An vielen Stellen kann es sich lohnen, wenn man bereits vor der Aufnahme der Home Office-Tätigkeit für das gesamte Team hardware- und softwareseitig den Weg ebnet und z. B. von der Telefonanlage auf VoIP umsteigt.
- Die Einführung von funktionierendem Home Office ist ein Prozess, kein Projekt das zu einem bestimmten Datum beendet werden kann. Es wird immer mal wieder eine Problematik auftauchen, derer man sich annehmen muss. Insofern kann man entspannt bleiben.
- Es ist sinnvoller, ein wirklich solides Grundgerüst für die technische Ausstattung und die Kommunikation zu planen und die vorhandenen Möglichkeiten gut zu kennen, als alles bis ins Detail zu planen. Je mehr Erfahrungswerte man im Umgang mit unvorhergesehenen Problemchen hat, desto reibungsloser wird die Arbeit von Zuhause funktionieren.
- Team-Integration: Die technischen Änderungen, die für den Umstieg auf Home Office notwendig werden, sollten am Besten für alle im Team gelten, um für alle dieselben Voraussetzungen und Handlungsmöglichkeiten zu schaffen – ansonsten entwickeln sich zwei Teams (das Büro-Team und das Home-Office-Team), die sich unter Umständen aneinander aufreiben können.
- Revolution von oben:
Damit haben wir sehr positive Erfahrungen gemacht. Was oben in der Hierarchie aktiv vorgelebt wird, wird schneller angenommen, als wenn es sich dabei um Sonderrechte für wenige Mitarbeiter handelt. Ob die Mitarbeiter das Angebot nutzen, ist dann eine ganz andere Frage – doch es sollten alle Mitarbeiter ermutigtwerden, ihr Home Office auch mal auszuprobieren. Wir hören immer wieder und haben auch selbst erfahren, dass es dagegen durchaus Vorbehalte geben kann.
Nimmt man sich diese Gedanken zu Herzen, sollte der Umstieg schon um einiges einfacher werden und der Traumjob rückt näher. Enjoy the process!
